Les factures et documents originaux : le zéro papier en marche .....

Les assujettis à la TVA peuvent numériser et gérer l'archivage numérique des factures émises ou reçues à l'origine sur support papier pour leurs opérations réalisées en France et sur le territoire de l'UE, depuis le 31 mars 2017 (LPF art. A. 102-B-2 nouveau). Ces nouvelles règles complètent celles parues il y a un peu plus d'un an sur la numérisation et la conservation des documents originaux papier justifiant les contrôles de la piste d'audit fiable dans l'entreprise (LPF, art. A. 102-B-1).

Règles à respecter au regard de la TVA

L'établissement des factures obéit à un formalisme et à des règles spécifiques. À compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation, doivent être notamment assurées, l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture (CGI art. 289, V).

Pour ce faire, la piste d'audit fiable est la solution admise fiscalement pour les factures papier et pour les factures électroniques qui n'ont pas de signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié, ou qui ne sont pas transmises par ÉDI (CGI art. 289, VII).

Depuis le 1er février 2016, les documents en original papier constitutifs d'une piste d'audit fiable peuvent être numérisés pour être conservés pendant les six ans requis (LPF art. A. 102 B-1).

La loi de finances rectificative pour 2016, faisant suite à ce dispositif, prévoit (LPF art. L. 102 B, I, al. 3 et L. 102 C modifiés) :

-la numérisation des factures papier ;

-la possibilité de conserver sur support informatique ou papier, pendant le délai de conservation de 6 ans, les documents et pièces établis ou reçus sur support papier. Les factures ne sont plus alors tenues d'être stockées sous leur forme originelle papier, le cas échéant.

Un arrêté vient de préciser les modalités de transformation et d'archivage de manière dématérialisée, des factures qui sont à l'origine sur support papier (arrêté du 22 mars 2017, JO du 30, texte 14 ; LPF art. A. 102-B-2 nouveau).

Numérisation des factures papier

Depuis le 31 mars 2017, le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est permis sous réserve de respecter les conditions suivantes (LPF art. A. 102 B-2 nouveau, I) :

-il doit garantir une reproduction à l'identique. Le résultat est alors en image et en contenu une copie conforme à l'original. Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur ;

-il ne doit pas faire l'objet de traitements sur l'image ;

-il doit s'opérer sans perte, en cas de recours à la compression de fichier.

Archivage des factures numérisées

Organisation de l'archivage
Les opérations d'archivage numérique des factures peuvent être effectuées par l'assujetti ou par un tiers mandaté (LPF art. A. 102 B-2 nouveau, II).

S'agissant des factures papier archivées de cette façon, elles sont définies, selon une organisation (LPF art. A. 102 B-2 nouveau, II) :

-documentée ;

-faisant l'objet de contrôles internes ;

-permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Format de conservation
Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de s'assurer de l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données (LPF art. A. 102 B-2 nouveau, III).

En outre, cette facture numérisée est assortie (LPF art. A. 102 B-2 nouveau, III) :

-d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

-d'une empreinte numérique ;

-d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

-ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.